Regnskap Norge har nylig gjennomgått reglene for reise og diett. Analysen avdekker at de kompliserte reglene koster næringslivet nærmere 4,4 milliard årlig i ren administrasjon. – Reglene er blitt for detaljerte, tidkrevende og nesten umulig å etterleve. De må forenkles, sier Rune Aale-Hansen, administrerende direktør i Regnskap Norge.
– Regelverket som gjelder fradrag, godtgjørelse og refusjon for merkostnader til kost, losji og reise er omfattende, uoversiktlig og detaljerte. I Skatteetatens eget oppslagsverk – Skatte-ABC – går det med nærmere 70 sider på å forklare reise- og diettreglene. Bare antallet skattesatser teller flere enn 30 forskjellige; i tillegg til alle satsene i statens reiseregulativ som mange også bruker, forteller Regnskap Norge-direktøren: – Dette gjør at mye arbeidstid går med til utfylling, kontroll, skjønnsvurdering og retting. Vi oppfordrer til at det snarlig settes i gang et utredningsarbeid knyttet til reise- og diettreglene, med sikte på å forenkle satsstruktur, vilkår og avgrensninger.
Konkrete forslag til forenklinger
– I dag skilles det blant annet på skattesatser for reiser med og uten diett, med og uten overnatting, om du har bodd på hotell eller i brakke, om bostedet er med eller uten kokemuligheter, om du har reist mer eller mindre enn 6 eller 12 timer, om du har fått dekket måltider eller ikke osv., forteller Aale-Hansen: – Dette går ikke lenger. For å komme i gang med forenklingsarbeidet foreslår vi derfor at følgende vurderes:
- Mer bruk av sjablong, f.eks. ved å sette et maksantall for hvor mange dagsreiser man kan få dekket diett skattefritt i løpet av ett år.
- Gjeninnfør trekkfrihet for utbetalinger som er i samsvar med statens reiseregulativ.
- «Deregulere» pendlerbegrepet, slik at det blir en mer entydig definisjon av hva som skal til for å være pendler, uten all detaljstyringen som er i dag.
- Ha pragmatisk holdning til skattefrie satser, hvor satsene tar høyde for at det er et mål at færrest mulig har behov for å velge faktiske kostnader fremfor bruk av sjablonsatser. Dette gjelder både km-sats og diett.
- Se hen til pasientreiser.no. Fast sats + velge mellom korteste og raskeste reisevei.
- Skattefrie satser bør være minst like høye som statens satser. Statens satser må selvsagt reflektere faktiske kostnader, og ikke inneholde et lønnselement.
- Fjerne uhensiktsmessige regler knyttet til yrkes-, arbeids- og pendlerreiser, som bidrar til uheldig reiseplanlegging.
– Mens ovennevnte punkter iverksettes bør myndighetene umiddelbart gå i gang med å rydde opp i virvaret av ulike satser, vilkår og avgrensninger. Målet må være å avvikle dagens millimeterregime for reise- og diett og å redusere næringslivets administrative byrder med 4,4 milliarder kroner årlig, avslutter Regnskap Norge-direktøren.
Regelverkseksempler som viser litt av avgrensningene og millimeterrikdommen:
Eksempel 1 – Kjøleskapsregelen
På reiser med overnatting er spørsmålet om diettgodtgjørelsen er skattefri eller skattepliktig blant annet avhengig av om overnattingsstedet har kokemuligheter eller ikke. Det kan ifølge regelen godt være kokemuligheter uten at det faktisk er innlagt noen komfyr. Det avgjørende er i praksis om arbeidstakeren har tilgang til elektrisitet og rennende vann andre steder enn på badet, slik at tilberedningen av maten er forsvarlig. Uten elektrisitet kan man likevel anses å ha kokemuligheter – dersom boenheten er utstyrt med f.eks. gassdrevet kjøleskap og komfyr, slik at tilberedning og oppbevaring av mat kan skje på en forsvarlig måte.
Med andre ord vil f.eks. diettgodtgjørelse ved overnatting et sted uten elektrisitet i utgangspunktet gi skattefri diettgodtgjørelse med kr 177,- pr døgn (2023-satser). Med gassdrevet kjøleskap og komfyr, er satsen for den skattefrie dietten likevel bare kr 98,-. Selv om man har elektrisitet, eller gassdrevet løsning, vil arbeidstaker sannsynligvis likevel kunne få kr 177,- per døgn dersom man mangler en kjøkkenkrok e.l. slik at skitne arbeidsklær blir oppbevart i nærheten av der frokosten tilberedes.
Eksempel 2 – Reisen må være «yrkesreise» for at dagdietten skal være skattefri
En konsulent får et oppdrag hvor hun skal jobbe hver dag hos en kunde i tre uker. Hun er sjelden på tjenestereiser og disse er ikke en del av hennes normale arbeidshverdag.
Hun får diettgodtgjørelse etter statens reiseregulativ, men denne er fullt ut skattepliktig ettersom reisene er arbeidsreiser og ikke yrkesreiser, siden hun reiser til kunden hver dag i mer enn to uker.
Hadde hun imidlertid valgt å reise til sitt eget kontor et par dager i 3 ukers-perioden, ville dagdietten vært skattefri med 200 kroner per dag.
Eksempel 3 – Hvis reisene er regelmessige eller hyppige vil diettgodtgjørelsen være skattepliktig
Skattedirektoratets kunngjøring av 23.10.2017:
«… ansatte som har reiseoppdrag som del av sitt ordinære arbeid, omfattes ikke av skattebetalingsforskriftens tjenestereisebegrep … For reiser som skjer med en viss hyppighet eller regelmessighet vil det være en glidende overgang til når reisen i seg selv må anses som del av det ordinære arbeidet.»
Arbeidstaker er advokat og skal i retten. Dette er hun et par–tre ganger i året. Hun gruer seg, for hun skal møte en advokat som hun vet er i retten nesten hver uke.
Hun kan glede seg over at diettgodtgjørelsen hennes er skattefri med 200 kroner, mens diettgodtgjørelsen til den andre advokaten er skattepliktig.
Hun vet imidlertid ikke hvor mange oppmøter i retten per år hun må ha før hun må betale skatt av dietten sin.
Eksempel 4 – Hva betyr egentlig «overnatting»?
Skattereglene:
En reise er med overnatting dersom arbeidstaker på en reise har tilbragt minst 5 timer i løpet av natten utenfor hjemmet. Natten er i skattereglene tidsrommet mellom kl. 22 og 06. Da gjelder skattesatsene for døgndiett.
Statens reiseregulativ:
«Med overnatting menes at man har arbeidsfri og har mulighet for hvile … Det er i utgangspunktet ikke overnatting, dersom man kommer tilbake til sitt eget hjem fra reisen i løpet av natten.»
«Mulighet for hvile» = En seng å sove i.
Arbeidstaker har vært på tjenestereise til Trondheim fra mandag kl. 07:00. Etter en lang dag tar han nattoget hjem til Otta og går av toget kl. 02:45. Han er hjemme kl. 03:10.
Han hadde ikke sovekupé og hadde derfor ikke mulighet for «hvile», selv om han sov hele veien.
Diettgodtgjørelsen hans etter reiseregulativet er dagdiettsatsen mellom 6 og 12 timer og utgjør kr 342,-. Han tenker at han er glad for at han ikke hadde sovekupe, for da hadde han ikke fått diett i det hele tatt ettersom reisen varte mindre enn 12 timer.
Etter skattereglene er reisen å anse som en reise med overnatting og den er derfor skattefri med kr 177,- ettersom han ikke hadde kokemuligheter på toget.
Hadde han kommet hjem litt før kl 03:00 ville dietten vært skattepliktig i sin helhet, ettersom han reiser en del i jobben.
Fakta om kostnadsberegningen:
Skatteetaten opplyser at det var nær 13 millioner innrapporterte reisegodtgjørelser i 2019. Andel sysselsatte i privat sektor var 68 %.
Anslag snitt per arbeidstaker: 2 reiser per innrapportering, i alt 17,7 millioner vurderinger.
15 min på arbeidstaker + 3 min attestasjon + 7 min lønnsmedarbeider/regnskap/revisjon.
Timesats 600 kroner timen.
Utregningen gir 4 425 000 000 i samlede årlige kostnader
